Einrichtung von Anfragen und Arbeitsabläufen
Wir richten ein, was nach einer neuen Anfrage passiert. Wir übertragen die Formulardaten in das passende System, richten Benachrichtigungen ein, binden die Online-Terminbuchung an und verknüpfen Dienste miteinander. Größere Änderungen teilen wir in Etappen und setzen sie im Rahmen des monatlichen Umfangs um.
Was sich einrichten lässt
Wir richten ein, wohin eine Anfrage geht und was danach passiert
Wir übertragen die Formulardaten in ein CRM, eine Tabelle oder ein anderes vereinbartes System.
Wir richten eine Benachrichtigung für die zuständige Person über eine neue Anfrage ein.
Wir binden die Online-Terminbuchung und die zugehörigen Benachrichtigungen an, wenn das Unternehmen sie braucht.
Wir verknüpfen Dienste dort, wo sie die nötigen Daten sicher übertragen lassen.
Vor dem Start legen wir fest, welches Ergebnis gebraucht wird, welche Systeme beteiligt sind und welche Zugänge und Daten nötig sind. Größere Einrichtungen teilen wir in Etappen. Diese Arbeit läuft im monatlichen Umfang von Digital Komplett oder Digital Komplett Plus. Tarife für CRM, Telefonie, Buchungsdienste und andere kostenpflichtige Systeme werden separat bezahlt. Unten sehen Sie den Status einer solchen Prozesseinrichtung als Beispiel. Die Prozentzahlen zeigen den Fortschritt der einzelnen Etappen.
Anfragen ohne manuelle Übertragung
Benachrichtigungen ohne manuellen Versand
Automatische Zuweisung von Anfragen
Daten ohne manuelle Eingabe
Beispiele aus der Arbeit
Was wir bereits für Unternehmen umgesetzt haben
Anfragen einfacher bearbeiten?
Erzählen Sie uns, was nach einer Anfrage passiert. Wir schauen, welche Schritte sich verknüpfen lassen.
FAQ
Häufige Fragen zur Automatisierung
Die Automatisierung der Anfragebearbeitung verknüpft Schritte, die sonst von Hand erledigt werden. Eine Anfrage von der Website lässt sich zum Beispiel ins CRM oder in eine Tabelle übertragen, dazu eine Benachrichtigung an die zuständige Person schicken und den nächsten vereinbarten Schritt auslösen.
Ja, sofern das CRM einen passenden Anbindungsweg unterstützt. Vor der Einrichtung prüfen wir die technischen Möglichkeiten, Zugänge und Datenfelder und legen dann fest, welche Informationen vom Formular ins CRM übertragen werden sollen.
Ja. Nach einer neuen Anfrage lässt sich eine Benachrichtigung für die zuständige Person oder ein anderes vereinbartes Szenario einrichten. Der Benachrichtigungskanal hängt davon ab, welche Dienste das Unternehmen nutzt und was diese technisch unterstützen.
Ja. Ein passender Buchungsdienst lässt sich anbinden, samt der zugehörigen Schritte und Benachrichtigungen. Ist der Buchungsdienst kostenpflichtig, wird dessen Tarif separat von der Arbeit von Illia BizTech bezahlt.
Ob eine Integration möglich ist, hängt vom jeweiligen System, seiner API und den verfügbaren Anbindungswegen ab. Deshalb prüfen wir vor Arbeitsbeginn das CRM, die Telefonie, den Buchungsdienst oder ein anderes Werkzeug und bestätigen erst danach die Art der Datenübertragung.
Die Kosten hängen von der Anzahl der Systeme, der Logik und dem Umfang der Einrichtung ab. Die Arbeit läuft im monatlichen Umfang von Digital Komplett oder Digital Komplett Plus, größere Integrationen teilen wir in Etappen. Kostenpflichtige Tarife externer Dienste werden separat bezahlt.
Liegt die Störung in einem System, das wir erstellt oder nach Prüfung übernommen haben, fällt sie unter den Support. Bei einer kritischen Störung während der Geschäftszeiten erfolgt die erste Reaktion innerhalb von vier Arbeitsstunden, das ist jedoch keine Garantie für eine vollständige Behebung innerhalb dieser Zeit.
Der aktuelle Prozess muss beschrieben, die nötigen Zugänge bereitgestellt und festgelegt werden, welche Daten zwischen den Systemen übertragen werden sollen. Betrifft die Arbeit sensible Daten, klären wir die Art der Verarbeitung und Übertragung vor Beginn der Einrichtung.
Illia BizTech richtet die Übertragung von Anfragen ein und verbindet die Website mit CRM, Formularen, Telefonie, Online-Terminbuchung und anderen Systemen, die ein Unternehmen im Kundenkontakt nutzt. Die Aufgabe beginnt meist nicht mit der Wahl eines neuen Programms, sondern mit dem bestehenden Prozess. Woher die Anfrage kommt, wohin eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Daten überträgt, wer eine Benachrichtigung erhalten soll, wo die Kundendaten liegen und welche Schritte nach der Anfrage aktuell noch von Hand erledigt werden. Einzelne Schritte lassen sich anschließend über vorhandene Integrationen, APIs, Webhooks und andere verfügbare Wege des Datenaustauschs verbinden. Nutzt ein Unternehmen bereits HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Google Sheets, Make, Zapier, n8n oder einen anderen Dienst, prüfen wir zuerst dessen technische Möglichkeiten, Zugänge und die benötigten Felder. Der Name der jeweiligen Plattform ist dabei keine Einschränkung. Entscheidend ist, ob das bestehende System einen passenden Anbindungsweg bietet und sich das gewünschte Szenario zuverlässig umsetzen lässt.
Nach dem Absenden eines Formulars auf der Website kann eine neue Anfrage zum Beispiel automatisch einen Eintrag im CRM anlegen, Kontaktdaten und Quelle der Anfrage speichern, eine zuständige Person zuweisen und die passende Benachrichtigung verschicken. In einem anderen Ablauf lässt sich die Website mit Online-Terminbuchung, Kalender, Telefonie, E-Mail oder einem SMS-Dienst verbinden. Werden Informationen aktuell von Hand zwischen E-Mail, Tabelle und CRM übertragen, lässt sich zunächst genau dieser Schritt entfernen, statt die gesamte Arbeitsweise des Unternehmens umzustellen. Für Unternehmen in Deutschland eignet sich das etwa für Anfragen zu Leistungen, Beratungen, Vor-Ort-Terminen, Buchungen, Kostenanfragen und andere Anliegen. Bei umfangreicheren Vorhaben teilen wir den Prozess vorab in Abschnitte, etwa Formular, Datenübertragung, CRM, Benachrichtigungen und Test. Zugänge und Arbeitskonten bleiben nach Möglichkeit beim Unternehmen der Kundschaft. Kommt später ein neues System hinzu oder ändert sich die Logik der Anfragebearbeitung, lässt sich das nach Prüfung der technischen Möglichkeiten und des verfügbaren Monatsvolumens als eigener Schritt anbinden.