Автор: Illia Belichenko Форма обращения, которая соответствует DSGVO
Форма обращения на сайте компании работает без проблем, если она запрашивает только имя, адрес почты и сообщение, а всё сверх этого минимума требует отдельного обоснования, зачем именно эти данные нужны для ответа на конкретный запрос.
Правовое основание для обработки данных из формы обычно даёт статья 6 часть 1 DSGVO, потому что без имени и адреса почты ответить на запрос физически невозможно, и это основание не требует галочки согласия рядом с кнопкой отправки.
Рядом с кнопкой отправки должна стоять короткая ссылка на Datenschutzerklärung, где написано, что происходит с данными после отправки, кто их получает и как долго они хранятся. Этой ссылки достаточно, отдельная галочка согласия здесь избыточна, если форма работает на основании необходимости ответить на запрос.
Галочка согласия становится обязательной только тогда, когда данные из формы планируется использовать шире, чем для одного ответа, например добавить адрес в рассылку. В этом случае нужна отдельная строка с отдельным согласием, а не одна общая формулировка на всё сразу.
Письмо с формы обычно уходит на обычную почту компании, и это тоже обработка персональных данных, поэтому почтовый сервис, через который проходит письмо, тоже должен подходить под требования DSGVO, включая, если он находится вне Евросоюза, дополнительные гарантии передачи данных.
Заявки из формы хранятся ровно столько, сколько нужно для завершения работы с ними, а не бессрочно. После того как запрос закрыт и нет причины хранить переписку дальше, например из-за налоговой отчётности или юридического спора, данные удаляются.
Google reCAPTCHA остаётся самым частым способом защиты формы от спама и одновременно самым проблемным, потому что передаёт данные на серверы Google в США тем же образом, что и внешние шрифты. Более простая защита, скрытое поле-ловушка, невидимое человеку, но заполняемое ботами, или простой вопрос вроде суммы двух чисел, решает ту же задачу без передачи данных наружу.
Самостоятельно проверить форму стоит с позиции постороннего человека. Отправить тестовое сообщение, посмотреть, приходит ли уведомление, что написано в письме-подтверждении и остаётся ли где-то техническая копия отправленных данных, о которой не сказано в Datenschutzerklärung.
Форма обращения на сайте часто оказывается единственным местом, где компания реально собирает персональные данные, и именно поэтому её стоит проверять отдельно от остального сайта. Illia BizTech настраивает поля формы так, чтобы запрашивались только действительно нужные данные, а согласие и ссылка на политику конфиденциальности стояли рядом с кнопкой отправки, а не терялись где-то в футере.
Illia BizTech делает и ведёт сайты для малого и среднего бизнеса на русском, немецком и английском языках, от первой версии сайта до постоянной поддержки и SEO-продвижения. Команда ведёт проект от идеи до запуска без долгих внутренних согласований и лишних передаточных звеньев, поэтому клиент общается напрямую с теми, кто пишет код и настраивает контент, а не ждёт ответа через цепочку менеджеров. Это удобно бизнесу, который переезжает в Германию или расширяется на немецкоязычный рынок и хочет объяснить задачу один раз, а не пересказывать её заново на каждом созвоне.