Von: Illia Belichenko Kontaktformular DSGVO-konform aufbauen
Ein Kontaktformular auf einer Unternehmenswebsite funktioniert reibungslos, wenn es nur Name, E-Mail-Adresse und Nachricht abfragt, und alles darüber hinaus braucht eine eigene Begründung, warum genau diese Angabe für die Antwort auf die konkrete Anfrage nötig ist.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Formulardaten liefert meist Artikel 6 Absatz 1 DSGVO, weil eine Antwort ohne Name und E-Mail-Adresse schlicht nicht möglich ist, und diese Grundlage braucht keine Einwilligungscheckbox neben dem Absenden-Button.
Neben dem Absenden-Button sollte ein kurzer Link zur Datenschutzerklärung stehen, die beschreibt, was mit den Daten nach dem Absenden passiert, wer sie erhält und wie lange sie aufbewahrt werden. Dieser Link genügt, eine separate Einwilligungscheckbox ist hier überflüssig, solange das Formular auf der Notwendigkeit zur Beantwortung beruht.
Eine Einwilligungscheckbox wird erst dann Pflicht, wenn die Formulardaten weiter genutzt werden sollen als für eine einzelne Antwort, etwa um die Adresse in einen Newsletter aufzunehmen. In diesem Fall braucht es eine eigene Zeile mit einer eigenen Einwilligung, nicht eine einzige gemeinsame Formulierung für alles zusammen.
Die Nachricht aus dem Formular geht meist an das gewöhnliche Postfach des Unternehmens, und auch das ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, deshalb muss auch der E-Mail-Dienst, über den die Nachricht läuft, den Anforderungen der DSGVO entsprechen, samt zusätzlicher Garantien, falls er außerhalb der Europäischen Union sitzt.
Anfragen aus dem Formular werden genau so lange aufbewahrt, wie die Bearbeitung dauert, nicht unbegrenzt. Ist die Anfrage abgeschlossen und besteht kein Grund, die Korrespondenz weiter aufzubewahren, etwa wegen steuerlicher Aufbewahrungspflichten oder eines rechtlichen Streits, werden die Daten gelöscht.
Google reCAPTCHA bleibt der häufigste Spamschutz für Formulare und gleichzeitig der problematischste, weil er Daten an Google-Server in den USA überträgt, genau wie extern geladene Schriften. Ein einfacherer Schutz, ein für Menschen unsichtbares Fallenfeld, das nur Bots ausfüllt, oder eine einfache Frage wie die Summe zweier Zahlen, löst dieselbe Aufgabe ohne Datenabfluss nach außen.
Die eigene Prüfung des Formulars lohnt sich aus der Perspektive einer fremden Person. Eine Testnachricht absenden, prüfen, ob eine Benachrichtigung ankommt, was in der Bestätigungsmail steht und ob irgendwo eine technische Kopie der gesendeten Daten liegen bleibt, die in der Datenschutzerklärung nicht erwähnt wird.
Das Kontaktformular ist auf vielen Websites die einzige Stelle, an der ein Unternehmen tatsächlich personenbezogene Daten erhebt, und genau deshalb lohnt sich eine gesonderte Prüfung. Illia BizTech richtet die Formularfelder so ein, dass nur wirklich benötigte Daten abgefragt werden, und platziert Einwilligung und Link zur Datenschutzerklärung direkt neben dem Absenden-Button, statt sie irgendwo im Footer zu verstecken.
Illia BizTech betreut Websites für kleine und mittlere Unternehmen auf Russisch, Deutsch und Englisch, von der ersten Version bis zur laufenden Pflege und SEO-Betreuung. Das Team begleitet das Projekt von der Idee bis zum Launch ohne lange interne Abstimmungswege, sodass die Kundschaft direkt mit den Personen spricht, die den Code schreiben und die Inhalte pflegen, statt über mehrere Zwischenstationen zu warten. Das passt besonders zu Unternehmen, die nach Deutschland ziehen oder den deutschsprachigen Markt erschließen wollen und ihre Aufgabe einmal erklären möchten, nicht bei jedem Gespräch erneut.